Her patronun, direktörün ve çalışanın hayali kusursuz fikirlerin havada uçuştuğu bir toplantıdır. Biz de bu yazıda verimli ve etkili toplantılar için bazı önemli noktalara değiniyoruz.
Verimli Bir Toplantıyı Belirleyen Kriterler Nelerdir?
Verimli bir toplantıyı belirleyen kriterlerin başında gündem oluşturulması gelir. Toplantıda değinilecek konu başlıklarının önceden toplantı katılımcılarına iletilmesi, herkesin gündemden haberdar olarak buna hazır bir şekilde toplantıya katılım göstermesini sağlar. Böylece toplantı öncesinde gerekli araştırmalar yapılabilir ve dokümanlar eksiksiz bir şekilde tamamlanabilir.
Verimli Bir Toplantı İçin Nelere Dikkat Edilmelidir?
Verimli bir toplantı için dikkat edilmesi gereken konulardan biri de toplantıların düzenli aralıklarla gerçekleştirilmesidir. Uzun aralıklarla saatler sürebilen toplantılardan ziyade, haftada bir ya da iki haftada bir gibi aralıklarla yarım saat gibi daha kısa süreli toplantıların planlanması, hali hazırdaki gündemi yakalayabilmek açısından oldukça etkilidir. Gündemin belirli olması, verimli fikirlerin doğması açısından faydalı olacaktır.
Verimli bir toplantıda dikkat edilmesi gereken diğer bir nokta ise herkese söz hakkı verilmesidir. Tüm katılımcıların dinlenmesi ve böylece herkesin toplantıya katkıda bulunmaya teşvik edilmesi, toplantı sonunda farklı bakış açılarının ve deneyimlerin sonucunda değişik fikirlerin doğmasını sağlayabilir.
Verimli Bir Toplantı İçin Toplantı Yapılan Ortamın Önemi
Verimli bir toplantı için toplantı yapılan ortamın önemi de göz ardı edilmemelidir. Genel olarak tüm katılımcıların birbirleriyle göz kontağı kurabildikleri ve böylece açık bir iletişim gerçekleştirebildikleri masa ve oturma düzeni, toplantı ortamı için tercih edilebilecek önemli bir detaydır.
Toplantı ortamının fazla sıcak- havasız ya da fazla soğuk olması, odaklanma sorunlarını beraberinde getirebilir. Bu nedenle sıcaklığın herkes için ideal olması da önemlidir.
Toplantı masasında tüm katılımcıların kolay bir şekilde erişebileceği içecekler ve atıştırmalıklar bulunması da motivasyonu teşvik edici detaylar arasındadır.
Verimli Toplantılar İçin 5 Önemli Kural
Verimli toplantılar için 5 önemli kuraldan söz edebilmek mümkün.
1. Toplantıya zamanında başlayın.
Herkesin vakti değerlidir ve toplantılar yapılırken bir yanda da bekleyen işler muhakkak olacaktır. Bu nedenle toplantı için verilen saat aralığına sadık kalınması toplantının verimini oldukça etkiler. Verilen zamandan geç başlayan bir toplantı, katılımcıların motivasyonunu düşürebilir ve odaklanma problemleri yaratabilir. O sırada katılımcıların çoğu aksayan ve biriken işlerini düşünebilir.
2. Odağın dağılmaması için sürenin dışına çıkmayın.
Toplantının bir saat aralığı şeklinde paylaşılması ve o süreden çıkılmayacak bir şekilde etkili zaman yönetimi uygulanması da oldukça değerlidir. Konu dışına çıkılmaya başlanan ve bu nedenle sürenin de uzadığı toplantılar, katılımcılarda dikkat dağınıklığına sebep olabilir.
3. Beyin fırtınasına zemin hazırlayın.
En iyi fikirler daima beyin fırtınası eşliğinde çıkar. Herkesin tek tek söz alıp fikir beyan ettiği bir toplantıdan ziyade, normal bir sohbet akışında katılımcıların birbirlerine karşılıklı olarak cevap da verebildikleri daha samimi bir toplantı ortamından alınacak verim kesinlikle daha fazla olacaktır. Bir katılımcının öne sürdüğü fikir hemen o dakikada yapılabilecek yorumlar ve eklemelerle geliştirilebilir. Bu da çok daha çözüm odaklı ve etkili bir toplantı gerçekleştirilmesi anlamına gelir.
4. Bir sonuç belirleyin ve buna göre bir eylem planı oluşturun.
Toplantı sonunda katılımcıların “şimdi ne olacak” sorusunu kendilerine sormamaları ve toplantıdan net bir şekilde ayrılmaları adına toplantı başlığının bir sonuca bağlanması önemlidir. Sonuca göre bir eylem planı oluşturulmalı ve bu katılımcılarla paylaşılmalı.
5. Görev dağılımlarını etkili bir şekilde yapın.
Eylem planını destekleyen bir diğer madde ise görev dağılımlarının net bir ifadeyle yapılmasıdır. Tek bir iş için birden fazla kişinin çaba göstermesi, başka işlerin aksamasına yol açabilir. Bu nedenle eylem planına uygun olarak görev dağılımları kesin bir şekilde yapıldığında toplantı sonucuna uygun bir şekilde herkes kendine düşeni yapmak için motive olacaktır. Bu da maksimum verim alınmış bir toplantı demektir.
