Verimli Bir Toplantı Nasıl Yapılır?
Verimli Bir Toplantı Nasıl Yapılır? | Toplantılar çalışılan sektör ve pozisyondan bağımsız olarak iş hayatının en önemli unsurlarından bir tanesidir. Düzenli olarak organize edilen toplantılara gereken önem verilmediğinde ya da yeterli derecede hazırlanılmadığında uzun vadede büyük bir zaman kaybı yaşanabilir. Bu yüzden verimli bir toplantı için dikkat edilmesi gereken noktalara iş hayatındaki herkes dikkat etmelidir. Peki verimli bir toplantı için yapılacak işler nelerdir? Bu sorunun yanıtını sizlere yazımızın akışı içerisinde maddeler halinde sunacağız.
Toplantı Yönetimi Nedir?
Verimli bir toplantı için yapılması gerekenlerden bahsetmeye başlamadan önce, toplantı yönetiminin ne olduğu ile ilgili genel bir bilgi verebiliriz. Çalışma hayatında olan kişilerin sıklıkla duyduğu toplantı yönetimi; spesifik bir konuyu açıklığa kavuşturmak amacıyla katılımcıların doğru bir şekilde yönlendirilmesi olarak tanımlanabilir. Toplantı yönetimi hem toplantı öncesi, hem toplantı sırası, hem de toplantı sonrası süreci kapsamaktadır. Bu yüzden toplantı yönetiminin iyi yapılması, toplantıdan alınan verimi büyük ölçüde etkileyecektir.
Verimli Toplantı Teknikleri
Verimli bir toplantı geçirmek adına toplantı öncesinden toplantı sonuna kadar üzerine eğinilmesi gereken birçok husus bulunmaktadır. Bunlardan başlıcaları aşağıdaki gibi sıralanabilir:
Toplantı Amacının Çerçevesi İyi Çizilmeli
Her işte olduğu gibi toplantıda da amaçlar iyi belirlenmelidir. Toplantının neden yapılması gerektiği, amacının ne olduğu, toplantıya kimlerin davet edileceği kesin çizgilerle belirlenmelidir. Böylelikle toplantıya katılım sağlayacak herkes ortak hedefler doğrultusunda ön hazırlık yapabilir ve toplantının daha verimli bir şekilde ilerlemesine katkı sağlayabilir.
Toplantı Hakkında Ön Bilgilendirme Doğru Yapılmalı
Toplantı hakkındaki önemli detaylar önceden katılımcılarla paylaşılmalıdır. İstisnalar haricinde toplantı zamanı mutlaka önceden bildirilmelidir. Aksi takdirde katılımcılarda halihazırdaki işi yarım bırakma, işi yetiştirememe gibi düşünceler oluşabileceğinden dolayı toplantıya konsantrasyon konusunda problem yaşanabilir. Bunun dışında toplantının nerede olacağı önceden bildirilmeli, toplantı konusu katılımcılara net bir şekilde aktarılmalıdır.
Toplantıya Başlarken Genel Bir Özet Geçilmeli
‘’Verimli toplantı nasıl yapılır?’’ sorusunun cevaplarından bir tanesi de toplantı başlangıcı ile ilgilidir. Toplantı hakkında toplantıdan önce genel bilgiler verilmesi gerektiği gibi, toplantıya başlarken de genel bir resim çizilmelidir. Katılımcılara genel hatlarıyla toplantının konuları ve amaçları iletilmelidir.
Toplantıda Zaman Yönetimi
Toplantının önceden planlanması, toplantının zaman yönetimi konusunda da fayda sağlayacaktır. Spontane bir şekilde ilerlemekten ziyade, belirli bir toplantı çizelgesi hazırlanması ve bu çizelgede hangi konulara ne kadar zaman ayrılacağının belli hatlarla belirlenmesi toplantıda zaman yönetimi konusunda herkese avantaj sağlayacaktır. Bu da daha kısa bir sürede daha verimli bir toplantı geçirmenize yardımcı olacaktır.
Toplantı Konularının Dışına Çıkılmasına İzin Verilmemeli
Her toplantı belirli amaçlar doğrultusunda yapılır. Verimli toplantı kurallarından bir tanesi de belirlenen konuların dışına çok çıkmamaktır. Ancak toplantı akışı içerisinde bu amaçların dışındaki konulara kayma gibi durumlar meydana gelebilir. Bu gibi durumlarda toplantı moderatörü araya girmeli ve toplantının daha önceden belirlenen konular çerçevesinde ilerlemesine yardımcı olmalıdır.
Uygun Toplantı Ortamının Oluşturulması
Verimli toplantı yönetimi için dikkat edilmesi gereken noktalardan bir tanesi de uygun toplantı atmosferinin oluşturulmasıdır. Bu doğrultuda katılımcı sayısına uygun bir oda ve masa seçilmelidir. Workland’daki toplantı odaları ve konferans salonları zamanın ötesindeki teknik altyapı ve verimliliği artıran donanım özellikleriyle uygun toplantı atmosferinin altını tamamen doldurmaktadır. Ayrıca toplantı ortamı dikkat dağıtıcı nesnelerden ve benzeri unsurlardan arındırılmalıdır. Cep telefonları, iş harici bilgisayarlar, yiyecek ve içecekler toplantıda dikkat dağıtma potansiyeli olan unsurlara örnek olarak gösterilebilir.
Yüksek Etkileşimli Toplantı Ortamı Oluşturmak
Toplantı yönetiminde dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise yüksek etkileşimli bir ortam oluşturmaktır. Toplantıda konuşulan konuların yalnızca birkaç kişi etrafında dönmesi, diğer katılımcılardan alınabilecek potansiyel verimi düşürecektir. Bu yüzden toplantılarda herkese söz verilmeli, katılımcıların fikirlerini rahat bir şekilde ifade edebileceği bir ortam oluşturulmalıdır.
Toplantılar Kayıt Altına Alınmalı
Bir toplantıda ifade edilen tüm fikirler önem arz edebilir. Bu yüzden ‘’söz uçar, yazı kalır.’’ sözünden de yola çıkarak toplantı notları kayıt altına alınmalıdır. Bunun için daha önceden belirlenen bir kişi, tüm katılımcıların görebileceği ortak bir klasörde konuşulanları özet geçebilir. Toplantıların kayıt altına alınması daha sonra toplantı ile ilgili rapor hazırlanması durumunda da avantaj sağlayacaktır.
Toplantının Ardından Sonuçlar Katılımcılara İletilmeli
Verimli bir toplantının ilkelerinden bir tanesi de katılımcılara toplantı ardından geribildirim vermektir. Nitekim yapılan toplantının ardından toplantı sonuçlarına dair katılımcılara bilgi verilmesi, benzer konulardaki sonraki toplantıların verimini de olumlu yönde etkileyecektir.
Etkili toplantı yönetimi hakkında sizler için hazırladığımız blog yazısının sonuna geldik. ‘’Verimli bir toplantı için hangi adımlar izlenmelidir?’’ sorusunun yanıtını verdiğimiz yazıda görüldüğü üzere, toplantı verimi için dikkat edilmesi gereken birçok nokta bulunmaktadır. Tüm bunlarla birlikte spesifik toplantı amaçlarınız doğrultusunda daha farklı noktalara da dikkat edebilir; toplantının daha verimli geçmesini sağlayabilirsiniz.
