Yeni nesil çalışma modelleri sayesinde hızlı bir şekilde yaygınlaşan sanal ofis, her sektörden işletme ve meslek grubu için çözüm sunuyor. Fiziksel bir ofisin tüm imkânlarından faydalanmanıza olanak tanıyan bu seçenek, ihtiyaçlarınız ve beklentileriniz doğrultusunda ekstra hizmetlere de ulaşmanızı sağlıyor.
Neden Bir Sanal Ofise İhtiyacınız Var?
Günümüzde klasik çalışma şeklinin yanı sıra gelişen teknolojinin sunduğu olanaklar dahilinde birçok farklı çalışma modeli ortaya çıkmış durumda. Artık çoğu işletme ya da girişimci çalışmak için fiziksel bir ofise ihtiyaç duymuyor. Buna rağmen yasal zorunluluklardan dolayı mutlaka bir iş yeri adresi belirlemek gerekiyor. Sanal ofis, fiziksel bir ofis olmadan da faaliyetlerini yürütebilen işletme ya da kişilere yasal zorunluluk olan iş yeri adresini temin ediyor. Aynı zamanda adrese gelen postaların alınıp saklanması, sekreterlik hizmetleri ve toplantı odası gibi birçok imkân sanal ofisler tarafından müşterilere sunuluyor.
Sanal Ofisin Avantajları ve Dezavantajları Neler?
Yeni kurulan bir şirket için müşteriler gözünde itibar kazanmak planlı ve zaman alan bir sürece dayansa da bazı basit adımlarla bu süreci hızlandırabilirsiniz. Bu basit adımlardan ilki, iş yeri adresi olarak prestijli bir konum belirlemek. Sanal ofis sayesinde seçkin bir konumda iş yeri adresine sahip olarak olumlu bir imaj sergileyebilirsiniz. Sanal ofis kiralamak normal bir ofise göre maliyet açısından da daha avantajlıdır. Yaptığınız iş dolayısıyla sürekli ofiste bulunmanız gerekmiyorsa ya da ortak bir çalışma alanına ihtiyaç duymuyorsanız sanal ofisler tam size göre. Sanal ofis kiraladığınızda birçok hizmet kiraya dahil olarak sunuluyor. Bunlardan biri olan sekreterlik hizmeti telefonları sizin yerinize yanıtlamayı ve yönlendirmeyi kapsıyor. Adrese gelen kargo ve önemli evrakların kabulü ve muhafazası da sanal ofis hizmetleri arasında bulunuyor. İşletmelerin en önemli ihtiyaçlarından biri de toplantı odaları. Sanal ofis kiraladığınızda bu hizmetten faydalanmanız da mümkün. Toplantı sırasında ihtiyaç duyabileceğiniz her türlü ekipmanı bulunduran salonlar, konforuyla da sizin, çalışanlarınızın ve müşterilerinizin rahatlığını sağlıyor. Bütün bu avantajlara karşın sanal ofis kiralamanın da bir takım dezavantajları bulunmakta. Ortak bir çalışma alanının olmaması ve çalışanlar arasında sosyal etkileşimin kısıtlı bir şekilde yaşanması, motivasyonu ve dolayısıyla verimliliği düşüren etkenler olarak görülebiliyor.
Şirketler Neden Sanal Ofise Geçiyor?
Yeni kurulan ya da yıllardır varlığını devam ettiren birçok işletme sanal ofis imkânından faydalanmayı tercih ediyor. Covid-19 salgını nedeniyle uzaktan çalışma yöntemini uygulayan işletmeler, boşalan ofislerin masraflarını karşılamak yerine sanal ofise geçerek maliyetlerini düşürüyor.
Hangi İşletmeler Sanal Ofisten Yararlanabilir?
- İçerik Ajansları
Uzaktan çalışmanın en yaygın olduğu mesleklerden bazıları yazarlık ve editörlük. Uzman yazar ve editör kadrosunu bir araya getirerek farklı sektörlerin ihtiyaçları doğrultusunda içerikler üreten ajanslar, ortak çalışma alanına ihtiyaç duymayan işletmelerden biri olarak sanal ofis hizmetinden faydalanmayı tercih ediyor.
- Yazılım Firmaları
Hayatı kolaylaştıran teknolojik aletlerin çeşitli görevleri yerine getirebilmesi için uygun yazılımlara sahip olması gerekir. Yazılım firmaları bu gereksinimi karşılayan programları kodlayarak farklı alanlarda hizmet vermekte. İnternet’in süratle yaygınlaşması ve yazılım için kullanılan bilgisayar teknolojilerinin hızla gelişmesi yazılım firması çalışanlarının işlerini ofis ortamı dışında da gerçekleştirebilmesini mümkün kılıyor.
- E-Ticaret Şirketleri
Günümüzde İnternet kullanımının artmasıyla ticari faaliyetler de elektronik ortama taşınıyor. Artık birçok şirket alış, satış işlemlerini sanal ortamda gerçekleştiriyor. Dolayısıyla E-ticaret şirketleri de çoğu zaman fiziksel bir ofise ihtiyaç duymuyor.
- Görsel Tasarım Ajansları
Görsel tasarım bir mesajı, bir fikri 2 ya da 3 boyutlu düzlemde görselleştirmeyi sağlayan yaratıcı bir süreçtir. Teknolojik imkânlar ve tasarım programları sayesinde günümüzde tamamen dijital ortamda gerçekleştirilen bu süreç, uzaktan çalışmayı mümkün kılıyor. Bu sebeple çoğu görsel tasarım ajansı hesaplı ücretlerle sanal ofis kiralayarak maliyetlerini düşürüyor.
- Danışmanlık Hizmeti Veren Firmalar
Özel bir uzmanlık alanına sahip kişilerin bilgi ve becerilerini hizmet verdikleri kuruluşa aktarmalarını kapsayan danışmanlık, her sektör ve birim için gerekli görülen bir hizmet. Uzman kadrolarıyla danışmanlık hizmeti veren firmaların İnternet ve telefon bütün işlerini gerçekleştirmesi için yeterli. Bu sebeple firmalar, danışmanları için uzaktan çalışma yöntemini benimseyerek diğer ihtiyaçları için sanal ofis imkânlarından faydalanmayı yeterli görüyor.
