Kişi ve kurumlara ait verilerin hızlı şekilde yayıldığı günümüzde güvenlik en önemli konulardan biri olmuştur. Sahte imza kullanımı ve belge sahteciliği riskleri, imza sirküsü önlemini almayı gerekli kılmıştır. Bilhassa iş yaşamında bu tip problemlerle karşılaşmak istemeyen kişiler, söz konusu kişilere karşı imza örneklerini noter onayında belgelendirir. İmza sirküsü ile ilgili daha fazla detay almak için yazının devamını okuyabilirsiniz.
Güvenliğin her geçen gün önem kazandığı günümüzde arama motorlarında en fazla sorulan soruların başında “İmza sirküsü nedir?” sorusu gelir. İmza sirküleri, bilhassa şirketler arasında yapılan ticari sözleşmelerde sık rastlanılan belgelerdir. Bu belgeler, çeşitli resmi işlemler için ilgili işletmedeki yetkili kişilere ait imza örneklerini içerir. İmza sirküleri, aynı zamanda vize başvurularında da kullanılır.
İmza Sirküsü Nasıl Alınır?
Aklınızdan “İmza sirküsü nasıl alınır?” sorusu geçiyor olabilir. Söz konusu belgeler, yetkili olan noterlerden alınır. Noterlikler tarafından gerekli işlemler yapıldıktan sonra iki adet imza sirküsü oluşturulur. Oluşturulan sirkülerin biri tüzel kişiliğe teslim edilir. Diğeri ise noter şubesinde muhafaza edilmek üzere saklanır. Öncesinde imza sirkülerini almak için gerekli belgelerin ilgili noter şubesine götürülmesi gerekir. Noterden imza sirküleri alabilmek için öncesinde bazı belgelerin hazır edilmesi gerekir. Bu belgeler aşağıda derlenmiştir;
- Belgeyi almak isteyen kurumun kaydının geçtiği yerdeki sicil gazetesi
- Sirküde adı geçecek tüzel kim ise onun kimliği ve kimlik fotokopisi
- Sirkü belgesinde adı geçecek kurum ne ise o kuruma ait olan vergi levhası
Bu belgeleri eksiksiz ve doğru bir şekilde hazırladıktan sonra bölgenizdeki noterliğe başvurabilirsiniz. Ardından kısa süre içinde sirküleri teslim almak mümkündür. Elden teslim edilen bu belge, hemen gerekli işlemler için kullanılabilir.
İmza Sirküleri E-Devletten Çıkar mı?
“İmza sirküsü nereden alınır?” sorusuyla birlikte sorulan sorulardan biri de bu belgelerin e- Devlet Kapısı uygulaması üzerinden alınıp alınmayacağıdır. Söz konusu belgelerin e-Devlet üzerinden alınması söz konusu değildir. Tüzel kişiler, imza sirkülerini yalnızca fiziki noter şubelerinden alabilir. Belirli bir ücret karşılığında alınacak imza sirküsü için gereken belgelerin önceden eksiksiz hazırlanması süreci minimuma indirir. Ek olarak ilgili noter şubelerinden alınan sirkülerin e-Devlet üzerinden sorgulanması mümkündür. Sorgulama işlemiyle belgenin doğruluğunu, kapsamını ve hitabını net şekilde öğrenebilirsiniz.
İmza Beyannamesi ve İmza Sirküsü Aynı mı?
İmza sirküsü konusunda kişiler ve işletmelerin en çok kafasını karıştıran konulardan biri de bu belgelerin imza beyannamesi ile aynı olup olmadığıdır. Ancak söz konusu evraklar, birbirinden farklıdır. İmza sirkülerini tüzel kişiler tarafından alınırken imza beyannamesini gerçek kişiler alır. Ayrıca imza sirkülerinde özne olan tüzel kişinin imza örnekleri bulunur. Üstelik bu örnekler, fiziki bir noter şubesi tarafından onaylanmıştır. İmza beyannamesinde ise tüm her şey gerçek kişiye yönelik yapılır. Söz konusu belgenin üzerinde gerçek kişiye konu olan şahsın imza örnekleri bulunur.
Bu iki kavram günlük dilde birbirinin yerine kullanılsa da aynı şey değildir. İmza beyannamesinin oluşturulmasında imza sirküsünden farklı olarak hem ticari hem kişisel faaliyetlerde kimlik kanıtlama niteliği bulunur. Ayrıca gerçek kişiler tarafından talep edilen imza beyannamesi, sirküler bir nitelik taşımaz. Bunun yanı sıra imza sirküleri, limited şirket kurulumunda alınması gereken zorunlu bir belgedir, ancak imza beyannamesi alma noktasında herhangi bir zorunluluk bulunmaz. Şayet kurulacak işletme şahıs şirketiyse bu kez imza beyannamesi almak gerektir.
İmza Sirküsü için Fotoğraf Gerekli mi?
İmza sirkülerini alabilmek için fotoğraf gerekmez. Yukarıda belirtilen evrakların başvuru sırasında hazır edilmesi bu işlem için yeterlidir. İmza sirkülerinin kullanılma yetkisi, yalnızca işletmede yetkili olan kişiler ve imza yetkisi bulunan şahıslardır. Bazı durumlarda imza yetkisi bir başkasına devredilebilir ancak bunun için yine noterden vekalet alınması gerekliliği vardır. İmza yetkisini alan kişi ve yetkiyi veren kişi tarafından bir vekaletname imzalanması şartı bulunur. Bu durumda gereken belgeler ise aşağıda sıralanmıştır;
- Söz konusu kişilerin vesikalık fotoğrafı
- İlgili kişilerin nüfüs cüzdanı ve fotokopisi
- Yetkili olan kişilerin talimatlarının bulunduğu belge
- Yetkili kişiye ait olan imza sirküleri
Neticede imza sirkülerinin kullanılma yetkisinin bir başkasına devredilmesi konusunda kişilerin vesiksalık fotoğrafına ihtiyaç vardır.
İmza Sirküsü Vermek Zorunlu mu?
Türkiye Cumhuriyeti’nde 3 Şubat 2021 tarihinde yapılan bir düzenlemeyle şirketlerin bazı durumlarda imza sirkülerini ibraz etme şartı kaldırılmıştır. Ancak yargı süreçleri gibi olağanüstü durumlarda bu belgeler tüzel kişilere avantaj sağlar. İmza sirküleri, tüzel kişiliğe sahip şirketler nezdinde oldukça önemli bir belgedir. Bu belge sayesinde söz konusu şirketi kuran tüzel kişiliğin varlığı resmi bir düzlemde kaydedilir.
İlgili tüzel kişiliğin imzası, yetkisi ve sorumlulukları resmi bir ortamda kaydedilerek benzersiz hâle getirilir. Yani imza sirküleriyle tüzel kişiliğin imzası tescillenir ve eşsiz olur. Böylece söz konusu kişinin imzasının kopyalanması ve yasa dışı işlemlerde kullanılması önüne engel konulur ve güvenlik önlemi alınmış olur. Herhangi bir işlem yapılması durumunda imza orijinalliği araştırılır ve olası risklere karşı güvenlik sağlanır.
