KPI Açılımı Nedir?
Bir kurumu başarı hedeflerine ulaştırmaya yardımcı olan pek çok yöntem ve faktörden söz edilebilir. Tüm şirketlerin, projelerin, bireylerin ya da iş birimlerinin ulaşmayı planladığı hedefler bulunur. KPI’ın açılımı, Key Performance Indicator şeklindedir. Anahtar performans göstergesi, şirketlerin temel hedeflerine ulaşmasında ne denli etkin olabildiklerini gösteren, ölçülebilir bir değerdir.
İş hayatında faaliyet gösteren pek çok organizasyon, hedeflerine ulaşmada ne kadar başarılı olduklarını değerlendirmek için birden fazla seviyede anahtar performans göstergesi kullanırlar. Yüksek seviyeye sahip olan KPI’lar şirketin genel performansına odaklıdır. Düşük seviyeli anahtar performans göstergeleri ise genellikle çağrı merkezi, satış ve pazarlama gibi departmanların işleyişini değerlendirmek için kullanılır.
KPI ve OKR Arasındaki Farklar Nelerdir?
Bir şirketi başarı hedeflerine ulaştırma açısından anahtar performans göstergelerinin önemi büyüktür. Ancak başarıya giden yolda KPI tek başına yeterli olmayabilir. Gelişim ve büyüme için OKR da son derece mühimdir. Kurumların misyonlarını gerçekleştirmesini sağlayan amaçlar ve bunları hayata geçirmeyi sağlayan anahtar iş sonuçları, Objective Key Results yani OKR olarak tanımlanabilir. Bu uygulamanın çıkış noktası, dünyanın en başarılı yönetim danışmanı olarak kabul edilen Peter Drucker’ın kurumsal performans yönetim metodu olarak tanımladığı prensiptir.
Dünya genelinde kabul gören KPI setleri mevcuttur. Ancak durum OKR için aynı değildir. Zira OKR’lar bir kurumdaki tüm işler için kurgulanan genel planlar değildir. Bir şirketin spesifik olarak değiştirmek ve geliştirmek istediği bir alan mevcutsa buna uygun şekilde OKR kurgulaması gerekir. Anahtar performans göstergeleri genellikle bir iş takip aracı olarak kullanılırken OKR’lar kuruluşun hedeflerini belirlemesini sağlayan yenilikçi bir yönetim metodu olarak değerlendirilebilir.
KPI vs OKR, kısa bir örnekle açıklanabilir. KPI otomobilin kontrol paneli olarak düşünülebilir. Bu durumda OKR da navigasyon olarak nitelendirilebilir. Biri yakıt ya da yağ durumunu gösterirken diğeri ise benzininiz bittiğinde gidebileceğiniz istasyonu tarif eder.
KPI Belirlemenin Önemi Nedir?
Doğru KPI belirleme, şirketler için son derece önemlidir. Zira ulaşmak istediğiniz başarıya doğru giden yolu takip etmek için öncelikle aşama aşama hedeflerinizi belirlemeniz faydalı olacaktır. İşe izlemeyi planladığınız yolun amaçlarını ve hedeflerini belirleyerek başlayabilirsiniz. Bir sonraki adımda belirlediğiniz hedefin gerçekleşmesini kolaylaştıracak koşullar yaratmak gerekir. Bu veriler ışığında şirketiniz için en uygun KPI tablosunu belirleyebilirsiniz.
KPI Neye Göre Belirlenir?
Bir anahtar performans göstergesi geliştirirken söz konusu prosedürün hedeflerle doğrudan ilişkili olmasına özen göstermek gerekir. KPI hedefleri, iş durumuna göre özelleştirilmeli ve amaca uygun şekilde güncellenmelidir. Hedeflerinizi belirlerken aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- KPI’ın amacı doğru belirlenmelidir. Bir anahtar performans göstergesi muhakkak kilit bir iş hedefiyle bağlantılı olmalıdır. Aksi takdirde sonuç odaklı hedef belirlemek mümkün olmayabilir. Üstelik şirket üzerinde etkisi olmayan bir hedefe odaklanmak para, zaman ve iş gücü gibi alanlarda israfa yol açabilir. Dolayısıyla KPI hedefleri, stratejik bir bakış açısıyla belirlenmelidir.
- KPI gerçekçi olmalıdır. Başarıya giden yolda ulaşılabilir hedefler belirlemek esastır. Çok yüksek bir hedef konulduğunda bu noktaya ulaşmak son derece zor gözükebilir. Bu neden öncelikle gerçekçi ve yakın hedefler koymak tercih edilmelidir.
- Ölçülebilir ve gözlemlenebilir bir KPI kurgulanmalıdır. Anahtar performans göstergesi ölçülebilir olmadığı takdirde çalışanlar için yalnızca birer rakamdan ibaretmiş gibi görünebilir. Dolayısıyla bu çalışma ile hedeflerinizi, ölçtüğünüz değerleri ve izlenmesi gereken yol haritasını açıkça ifade etmelisiniz.
- KPI için doğru zamanlama yapılmalıdır. Kısa ve uzun vadeli hedefler geliştirmeye odaklanabilirsiniz. Haftalık, aylık ve yıllık hedefler belirlediğiniz takdirde hem ölçüm ve değerlendirme yapmanız hem de amaçlarınıza adım adım yaklaşmanız mümkün olacaktır.
Anahtar gösterge performansının statik olmadığını unutmamalısınız. Veriler, güncel koşullara ve gelişmelere bağlı olarak düzenli periyotlarla düzenlenmelidir. Dolayısıyla şirketinize uygun hedefler belirleme ve bunları güncelleme noktasında anahtar performans gösterge tablolarından yararlanabilirsiniz.
KPI Örnekleri Nelerdir?
KPI örnekleri faaliyet gösterilen sektöre ve şirkete göre değişkenlik gösterebilir. Basit bir örnekle açıklamak gerekirse satış alanında kullanılabilecek bir anahtar gösterge performansında şu veriler ölçülebilir:
- Satış, ziyaret ve tahsilat raporları
- Yeni müşteri oranı
- Satış takibi için harcanan kaynaklari
- Ortalama dönüşüm süresi
Bu veriler, özelleştirilebilir ve şirketlere uygun şekilde güncellenebilir. Bu noktada en önemli husus performans ölçütü olduğu için “anahtar” doğrudan işletmeyle bağlantılı olmalıdır. Dilerseniz birden fazla anahtar performans göstergesi belirleyebilir, iş modelinize uygun metotlar tercih edebilirsiniz.
