Etkili Zaman Yönetimi Nasıl Olmalı?
Etkili Zaman Yönetimi Nasıl Olmalı? | Zaman yönetimi, başarılı bir iş hayatının olmazsa olmaz unsurları arasında yer alır. İş veriminizi ve performansınızı zirveye çıkarmak adına mutlaka öğrenmeniz gereken zaman yönetimi teknikleri, kariyer basamaklarını hızla tırmanmanıza da yardımcı olur. Peki zaman yönetimi teknikleri ve faydası nedir, nasıl yapılır, egzersizleri nelerdir, biliyor musunuz? İşte karşınızda zamanı yönetmek hakkında merak ettiğiniz her şey!
Başarının İlk Şartı: Planlayın!
Başarılı bir iş hayatı için ilk şart, her zaman belirli bir plan dahilinde hareket etmektir. Elbette haftanın her gününü, günün her saatini tüm detaylarıyla planlamak pek de mümkün değildir; ancak yine de genel bir plan oluşturmak ve belirli zamanlarda ulaşılması gereken hedefler belirlemek, başarıya ulaşmanıza fazlasıyla yardımcı olur. Kariyerinizle ilgili haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık ve yıllık planlar belirlemeniz, sizi önceliklerinizi doğru bir şekilde sıralamaya sevk edebilir ve bu sayede hedeflerinize ulaşmak için gerekli adımları atmanız kolaylaşabilir.
Kazanmanın En Kolay Yolu: Tasarruf
Tıpkı para konusunda olduğu gibi zaman konusunda da kazanmanın en pratik yolu, elinizdekini yitirmemektir. Bu nedenle size zaman kaybettiren ve işinize verebileceğiniz saatlerinizi elinizden çalan gereksiz alışkanlıklarınızdan hemen kurtulmanız, size son derece büyük bir kolaylık sağlar. Size saatler kaybettiren oyun ve uygulamaları bilgisayarlarınızdan ve mobil cihazlarınızdan kaldırabilir, spor salonuna gidecekseniz evinize ya da iş yerinize en yakın olanı seçebilir, sosyal medya kullanımını iş sonrasına bırakabilir ve birleştirebileceğiniz etkinlikleri aynı anda uygulayabilirsiniz. Örneğin işinize servis ya da toplu taşımayla gidip geliyorsanız önemli iş notlarınızı ya da kişisel gelişim kitaplarınızı bu sırada okuyabilir ve zaman kaybını azaltabilirsiniz.
Aksilikleri Hesaba Katın
Aksilikler, hem iş hayatında hem de özel yaşamınızda karşılaşmaktan kaçamayacağınız durumlardır. Her ne kadar tedbirli davranarak pek çok aksiliğin oluşumunu önlemeniz mümkün olsa da sorunsuz bir akış yakalamak hayatın doğal akışına aykırıdır. Bu nedenle her planınızda aksiliklere pay bırakmanız, en etkili zaman yönetimi teknikleri arasında bulunur. Herhangi bir iş için ihtiyaç duyduğunuzdan biraz daha fazla zaman ayırmanız, olası bir aksilikle karşılaşmanız durumunda işlerinizi geciktirmeden tamamlayabilmenize olanak tanır. Unutmayın; her an elektrik kesilebilir, bilgisayarınız bozulabilir ya da trafik umduğunuzdan daha fazla vaktinizi alabilir. İşinizi son dakikaya bırakmazsanız, bu aksiliklerin size problem çıkarma oranını en aza indirebilirsiniz.
Kendinizi ve İşinizi Tanıyın
Kendinizi ve mesleğinizi tanımanız, zaman yönetimi ve teknikleri açısından sizi bir hayli rahatlatabilir. İşinizin doğasını, çalışma arkadaşlarınızın tempolarını, müşterilerinizin alışkanlıklarını ve mesleki karakterlerini bilmeniz, verimli bir çalışma programı oluştururken gerçekçi ve isabetli planlar yapmanıza yardımcı olur. Kendi karakterinizi tanımanız ise önemli işlerinizi en verimli olduğunuz zaman dilimlerine yerleştirebilmenize olanak sağlayabilir. Elbette ki her insan her zaman aynı verimlilikte olamayabilir; ancak veriminizi düşürecek koşulları önceden kestirebilirseniz, o şartların gerçekleşeceğini bildiğiniz günlere daha kolay şekilde halledebileceğiniz sorumluluklarınızı koyabilir, bu sayede düşük performansın işinizi olumsuz etkilemesini engelleyebilirsiniz. Performansınızın yükseleceğini bildiğiniz zaman dilimleri için ise zorlu görevlerinizi planlayabilir ve kendinizden maksimum verimi kolayca alabilirsiniz.
Zaman Yönetimi Egzersizleri Uygulayın
Zaman yönetimi egzersizleri uygulamak, vaktinizi daha verimli bir şekilde kullanmanıza yardımcı olabilir. Aşağıdaki zaman yönetimi egzersizlerini uygulayarak faydalı alışkanlıklar kazanabilir ve iş veriminizi çok daha yüksek noktalara çıkarabilirsiniz.
- Kendinizle yarışın. Tamamlamanız gereken basit görevleri gerçekleştirirken kendinize zorlayıcı zaman kısıtlamaları koyun ve ne pahasına olursa olsun o süre içinde işinizi bitirmeye gayret edin. Başarılı olursanız kendinize küçük ödüller de verebilir ve bu sayede zamanı daha iyi kullanmayı öğrenebilirsiniz.
- Önceliklerinizi sıralamak için basit algoritmalar geliştirin. Şefinizin isteği, müşterinin isteği, işinizin devamı için gereken acil durumlar gibi tanımlayıcı kodlar belirleyin ve bu kodların tanımladığı durumlar için aciliyet sıralaması oluşturun. Bu sayede her yeni durumda bu kodlardan yararlanarak hangi işinizin daha acil olduğuna kısa sürede karar verebilir ve en önemli işinizi ilk sıraya alabilirsiniz.
- Kendi performansınızın Z raporunu almayı ihmal etmeyin. Günlük ya da haftalık dönemlerle hangi işinizde nasıl davrandığınızı ve kararlarınızın ne gibi sonuçlar doğurduğunu inceleyerek performansınızı gözlemleyebilirsiniz. Bu sayede zaman yönetimi konusunda hatalarınızı ve doğrularınızı net bir şekilde görerek sonraki adımlarınız için gerekli çıkarımlar yapabilirsiniz.
- Erteleme hastalığına meydan okuyun. Eğer siz de önemli işleri erteleme alışkanlığına sahipseniz ve bu nedenle de zaman yönetiminde çeşitli sıkıntılarla karşılaşıyorsanız, erteleme isteği duyduğunuz işleri alabildiğiniz kadar öne alma egzersizini uygulayabilirsiniz. Bu sayede korktuğunuz işleri erkenden halletme konusunda alışkanlık kazanabilir ve iş hayatında geliştirebileceğiniz en kötü alışkanlıklardan biri olan erteleme kabusunu mağlup edebilirsiniz.
