Toplantı öncesi etkili bir hazırlık süreci, etkili toplantı yönetiminin temelini oluşturur. Gündem maddesi belirlemekten katılımcıları bilgilendirmeye kadar her detaya toplantı öncesi özen göstermek önemlidir. Toplantıdaki kritik noktaların gözden kaçmaması için bir yol haritası çizmek daha verimli hale getirebilir. Toplantı hazırlığı yaparken izleyebileceğiniz bazı adımlar aşağıdaki gibidir.

• Gündem Maddelerini Belirlemek: Görüşmenin ana konularını saptayarak, toplantının bağlamından sapmamak için önemlidir.
• Hedefleri Belirlemek: Toplantının amaçlarını belirleyerek, istenilen sonuçlara odaklanmak verimliliği artırabilir.
• Yer ve Zaman Seçimi: Uygun bir zaman ve erişilebilir bir mekan seçimi, katılımcılar açısından işleri daha kolaylaştırabilir.
• Materyalleri Hazırlamak: Sunumlar, raporlar ve istatistikleri önceden hazırlayarak, toplantının akışını düzenlemek önemlidir.
• Teknolojik Araçları Kontrol Etmek: İnternet bağlantısı ve projeksiyon aleti gibi teknik detayları kontrol etmek sorunsuz bir toplantı için gereklidir.
• Katılımcıları Bilgilendirmek: Toplantıya katılacak kişileri önceden bilgilendirerek, hazırlıklı bir katılım sağlamaları önemlidir.

Alternatif planlar oluşturmak da etkili toplantı yönetiminin bir parçasıdır. Teknik aksaklıklar, katılımcı sorunları ve diğer beklenmedik durumlar için yedek materyaller, uzaktan katılım veya toplantıyı ertelemek gibi seçenekler düşünülmelidir. Bu sayede olası sorunlara karşı önceden önlem almak mümkün olacaktır.

Toplantı Öncesi Yapılacak İşlemler Nelerdir?

Toplantı öncesi yapılabilecek birçok işlem bulunur. Bu işlemler hem toplantıya hazır hissetmenize hem de toplantıdaki konulara odaklanmanızda yardımcıdır. Toplantı öncesi şu işlemler gerçekleştirilebilir:

• Gündemi İnceleme: Toplantı gündemini önceden inceleyerek konular hakkında bilgi sahibi olmak toplantı sırasında akış takibi yapmayı kolaylaştırır.
• Hazırlıklı Olma: Toplantıya katılacağınız konularla ilgili notlar alarak gerekli belgeleri gözden geçirerek kendinizi toplantıya daha hazır hissedebilirsiniz.
• Teknik Ekipman Kontrolü: Toplantı için gerekli teknik ekipmanların çalışır durumda olduğundan emin olmak oldukça önemlidir.
• Zihinsel Hazırlık: Toplantıya odaklanmak için birkaç dakika meditasyon veya derin nefes alarak zihinsel hazırlık yapılabilir.
• Soru ve Katkılarınızı Düşünme: Toplantıda sorular sorarak veya katkılarda bulunarak etkileşime geçmek için önceden düşündüklerinizi not ederek iletişim sağlayabilirsiniz.
• Kıyafet Seçimi: Toplantının niteliğine uygun bir şekilde giyinerek profesyonel bir görünüm sağlamak önemlidir.
• Odaklanma için Materyaller: Gerekliyse toplantı öncesi motivasyonunuzu artırmak için ilham verici materyallerden yardım alabilirsiniz.

Toplantı öncesinde yapılabilen bu işlemler sayesinde etkili toplantı yönetimine de hazırlık yapılmış olur. Bu adımları takip ederek verimli bir toplantı gerçekleştirebilirsiniz.

Verimli Bir Toplantı Nasıl Yapılır?

Verimli bir toplantı için amaçların net belirlenmesi, katılımcıların önceden bilgilendirilmesi ve toplantı öncesinde genel bir özetin paylaşılması önemlidir. Toplantının belirli bir çizelgeye bağlı kalınarak planlanması ve konu çerçevesinden sapmamaya özen gösterilmesi, zaman yönetimi ve katılımcıların konsantrasyonu açısından oldukça önemlidir. 

Uygun bir toplantı ortamının oluşturulması da dikkat edilmesi gereken bir faktördür. Katılımcı sayısına uygun oda seçimi ve dikkat dağıtıcı unsurlardan arındırılmış bir ortam, toplantının etkili geçmesine katkı sağlar. Etkili toplantı yönetimi için yüksek etkileşimli bir ortam oluşturarak herkesin katkı sağlamasına ve fikirlerini rahatça ifade etmesine olanak tanınması da değerlidir. 

Toplantı sırasında konuşulanlar kayıt altına alınmalıdır. Bu, toplantı sonrasında yapılan değerlendirmelerde ve rapor hazırlıklarında faydalı olacaktır. Böylece toplantıya katılım sağlayamamış kişilerin de kayıtları sonradan izleyerek konuya hakim olması sağlanır. Toplantının ardından katılımcılara toplantı sonuçları hakkında bilgi verilmesi, gelecekteki toplantıların daha verimli geçmesine yardımcı olur. Bu adımlara dikkat edilerek gerçekleştirilen toplantılar daha etkili bir şekilde yönetilebilir.

Workland birbirinden farklı tasarım, teknik altyapı ve genişlikteki kiralık toplantı odası seçenekleri sunar. Bu alternatifler arasından gerçekleştireceğiniz toplantıya en uygun olanı seçebilir, gerçekleştireceğiniz verimli toplantının planlamalarını yapmaya şimdiden başlayabilirsiniz!

Toplantılarda Etkili Not Almak İçin Neler Yapılabilir?

Çeşitli konuları görüşmek için bir araya gelinen toplantılarda sözel, görsel ve işitsel ögelerden yararlanılır. Bu sayede bilgilerin daha net anlaşılması ve kalıcı olması mümkün hâle gelir. Ancak bütün dikkatinizi toplantıya verseniz de öğrendiklerinizin sadece bir kısmını hatırlayabilirsiniz. Zira yapılan araştırmalar, zamanla görülen ve duyulanların yarısından fazlasının unutulduğunu gösterir. Bilgileri kalıcı hâle getirmenin en etkili yolu ise elbette not tutmaktır.

Bilgileri yazıya geçirmek, ilgili konuları hatırlamayı kolaylaştırır. Fakat not alırken pek çok detayın kısa sürede görüşüldüğü toplantıların hızına yetişmekte zorlanabilirsiniz. Hiçbir ayrıntıyı kaçırmadan not almanızı sağlayacak bazı öneriler bulunur. Aşağıda etkili not almak için izleyebileceğiniz adımları görebilirsiniz.

• Toplantıya katılmadan önce gündem maddesini araştırabilirsiniz.
• Not tutarken kısaltmalar ve semboller kullanabilirsiniz. 
• Ana ve alt başlıklar belirleyerek ilerleyebilirsiniz.
• Anlatılanları özetleyerek zaman kazanabilirsiniz.
• Toplantı sonrasında notları gözden geçirerek eksik kısımları hızlıca tamamlayabilirsiniz.

Etkili not alma tekniklerinde önemli noktaların üzerinde durulur. Örneğin toplantının ana başlıklarını yazarak altına görüşülen konuları anımsatacak anahtar kelimeler ekleyebilirsiniz. Ayrıca her söylenileni not almaktan kaçınmalısınız. Aksi takdirde kritik bölümleri kaçırabilir ve toplantının hızına ayak uydurmakta zorlanabilirsiniz. 

Hızlı Not Almak İçin Ne Yapılmalı?

Önemli kararların görüşülüp karar bağlandığı toplantılarda hızlı not almak için her açıdan hazır olmanız mühimdir. Bunun için gündem maddesini öğrenebilir, ilgili konu hakkında araştırma yapabilirsiniz. Ardından sıra, not alma yöntemlerine uygun materyali belirlemeye gelir. Bunun için ister fiziki kırtasiye ürünlerinden ister dijital not tutma uygulamalarından yararlanabilirsiniz. Söz konusu aşamaların ardından toplantıya ve hızlı not alma tekniklerini uygulamaya hazır olursunuz.

Bilgisayardan Not Alacaklar İçin Pratik Uygulamalar

Hızla gelişen teknoloji, iş hayatının dinamiklerine de yön verir. Artık toplantılarda her türden teknik detayı saniyeler içinde aktaran gelişmiş sistemler kullanılır. Bu hıza uyum sağlamak için siz de dijital dünyanın sunduğu olanaklardan faydalanabilirsiniz. Not alma tekniklerini bilgisayardan uygulamak isteyenlerin tercih edebileceği seçenekler şunlardır:

• Google Keep
• Microsoft OneNote
• Evernote
• Todolist
• Simplenote
• Notion
• ClevNote
• Nimbus Note

Fiziki ajandaların ve not defterlerinin yerini alan bu uygulamalar, farklı özellikleriyle ön plana çıkar. Çeşitli işletim sistemlerine uyumlu olduğu için not alma tekniklerini dilediğiniz gibi hayata geçirmenizi mümkün kılar. Ayrıca takvim ve hatırlatıcı gibi işlevler de sunarak hem günlük hayatınızı hem işlerinizi planlamanıza yardımcı olur. 

Tablette Not Tutanların Kullanabileceği Uygulamalar

Etkili not alma şekilleriyle iş verimliliğinizi artırmak için mobil uygulamalardan da yararlanabilirsiniz. Tablete ve telefona indirilebilen bu uygulamalar sayesinde toplantıda aktarılan bilgileri yazıya dökmeniz kolaylaşır. Aşağıda tabletten not tutanların kullanabileceği uygulamaları görebilirsiniz. 

• Evernote: Yazılı, sesli ve görsel ögelerle not tutma şansı verir. Bu uygulamada oluşturacağınız dijital not defterine etiketler ve kısayollar ekleyebilir, sayfaları diğer kullanıcılarla paylaşabilirsiniz.

• Microsoft OneNote: Microsoft Office paketine dâhil olduğu için PowerPoint ve Excel gibi uygulamalarla senkronize çalışır. 

• Apple Notes: iOS uyumlu cihazlarda kullanılan Apple Notes, tüm not alma ihtiyaçlarına başarıyla yanıt verir. Fiziki belgeleri tarayarak dijitalleştirme gibi ek işlevler sunar.

Toplantının içeriğine göre farklı uygulamalardan destek alabilirsiniz. Örneğin ekip çalışmaları için Dropbox Paper oldukça uygundur. Beyin fırtınası yapmak için gereken fonksiyonları sağlayan bu uygulamada ortak bir çalışma alanını kullanabilirsiniz. 

Verimli Bir Toplantıyı Belirleyen Kriterler Nelerdir?

Verimli bir toplantıyı belirleyen kriterlerin başında gündem oluşturulması gelir. Toplantıda değinilecek konu başlıklarının önceden toplantı katılımcılarına iletilmesi, herkesin gündemden haberdar olarak buna hazır bir şekilde toplantıya katılım göstermesini sağlar. Böylece toplantı öncesinde gerekli araştırmalar yapılabilir ve dokümanlar eksiksiz bir şekilde tamamlanabilir.

Verimli Bir Toplantı İçin Nelere Dikkat Edilmelidir?

Verimli bir toplantı için dikkat edilmesi gereken konulardan biri de toplantıların düzenli aralıklarla gerçekleştirilmesidir. Uzun aralıklarla saatler sürebilen toplantılardan ziyade, haftada bir ya da iki haftada bir gibi aralıklarla yarım saat gibi daha kısa süreli toplantıların planlanması, hali hazırdaki gündemi yakalayabilmek açısından oldukça etkilidir. Gündemin belirli olması, verimli fikirlerin doğması açısından faydalı olacaktır.

Verimli bir toplantıda dikkat edilmesi gereken diğer bir nokta ise herkese söz hakkı verilmesidir. Tüm katılımcıların dinlenmesi ve böylece herkesin toplantıya katkıda bulunmaya teşvik edilmesi, toplantı sonunda farklı bakış açılarının ve deneyimlerin sonucunda değişik fikirlerin doğmasını sağlayabilir.  

Verimli Bir Toplantı İçin Toplantı Yapılan Ortamın Önemi

Verimli bir toplantı için toplantı yapılan ortamın önemi de göz ardı edilmemelidir. Genel olarak tüm katılımcıların birbirleriyle göz kontağı kurabildikleri ve böylece açık bir iletişim gerçekleştirebildikleri masa ve oturma düzeni, toplantı ortamı için tercih edilebilecek önemli bir detaydır.

Toplantı ortamının fazla sıcak- havasız ya da fazla soğuk olması, odaklanma sorunlarını beraberinde getirebilir. Bu nedenle sıcaklığın herkes için ideal olması da önemlidir.

Toplantı masasında tüm katılımcıların kolay bir şekilde erişebileceği içecekler ve atıştırmalıklar bulunması da motivasyonu teşvik edici detaylar arasındadır.

Verimli Toplantılar İçin 5 Önemli Kural

Verimli toplantılar için 5 önemli kuraldan söz edebilmek mümkün.

1. Toplantıya zamanında başlayın.

Herkesin vakti değerlidir ve toplantılar yapılırken bir yanda da bekleyen işler muhakkak olacaktır. Bu nedenle toplantı için verilen saat aralığına sadık kalınması toplantının verimini oldukça etkiler. Verilen zamandan geç başlayan bir toplantı, katılımcıların motivasyonunu düşürebilir ve odaklanma problemleri yaratabilir. O sırada katılımcıların çoğu aksayan ve biriken işlerini düşünebilir.

2. Odağın dağılmaması için sürenin dışına çıkmayın.

Toplantının bir saat aralığı şeklinde paylaşılması ve o süreden çıkılmayacak bir şekilde etkili zaman yönetimi uygulanması da oldukça değerlidir. Konu dışına çıkılmaya başlanan ve bu nedenle sürenin de uzadığı toplantılar, katılımcılarda dikkat dağınıklığına sebep olabilir.

3. Beyin fırtınasına zemin hazırlayın.

En iyi fikirler daima beyin fırtınası eşliğinde çıkar. Herkesin tek tek söz alıp fikir beyan ettiği bir toplantıdan ziyade, normal bir sohbet akışında katılımcıların birbirlerine karşılıklı olarak cevap da verebildikleri daha samimi bir toplantı ortamından alınacak verim kesinlikle daha fazla olacaktır. Bir katılımcının öne sürdüğü fikir hemen o dakikada yapılabilecek yorumlar ve eklemelerle geliştirilebilir. Bu da çok daha çözüm odaklı ve etkili bir toplantı gerçekleştirilmesi anlamına gelir.

4. Bir sonuç belirleyin ve buna göre bir eylem planı oluşturun.

Toplantı sonunda katılımcıların “şimdi ne olacak” sorusunu kendilerine sormamaları ve toplantıdan net bir şekilde ayrılmaları adına toplantı başlığının bir sonuca bağlanması önemlidir. Sonuca göre bir eylem planı oluşturulmalı ve bu katılımcılarla paylaşılmalı.

5. Görev dağılımlarını etkili bir şekilde yapın.

Eylem planını destekleyen bir diğer madde ise görev dağılımlarının net bir ifadeyle yapılmasıdır. Tek bir iş için birden fazla kişinin çaba göstermesi, başka işlerin aksamasına yol açabilir. Bu nedenle eylem planına uygun olarak görev dağılımları kesin bir şekilde yapıldığında toplantı sonucuna uygun bir şekilde herkes kendine düşeni yapmak için motive olacaktır. Bu da maksimum verim alınmış bir toplantı demektir.

Not Sizi Risklere Karşı Korur

Analiz gücünü arttırdığı gibi zamandan kazanımda getirir, not tutmayı alışkanlık haline getirenlerin iş yaşamında daha fazla başarılı olduğu kabul edilmektedir. Gerek kurumsallaşma gerekse hukuki açıdan risklere karşı korunmayı sağlayan notlar, kararların alınmasını ve uygulamasını da kolay hale getirir, not alınan kararların takibi de aynı derecede kolaydır hem zaman planlaması hem de iş performansında önemli bir katkıdır.

Püf Noktaları Bilmek Gerek

Toplantılarda not nasıl tutulur konusunda her işte olduğu gibi bunda da var olan püf noktaları bilmek gerek, öncelikle toplantı anında kimseye zarar vermeden not tutmak gerekir bunun içinde yapılması gereken ilk iş doğru ara ve gereç seçmektir. Örneğin notların dağılmasını önlemek ve dikkat dağıtmamak için özellikle spiralli bir not defteri sahibi olmalı ve kullanılan kalem ince uçlu ve yumuşak bir çeşit olmalı.

Sembollerden Ya Da Şekillerden Yararlanın

Ya da tüm bunlara gerek kalmadan notları tablete ya da laptoplara tutarak hem hızlı hem de pratik olmak söz konusu, bu teknolojik aletlerin kalemlerinin olması ayrıca el yazısı ile not tutma olanağı da sağlayacaktır. Tüm toplantıyı ses kaydına almakta bir yöntem ancak toplantı boyunca yapılan tüm konuşmaları not etmek sonrasında ki inceleme aşamasında kolaylık sağlayacaktır, toplantıda ki konuşulan her kelimeyi not etmek çok mümkün değildir bunun yerine bazı sembollerden ya da şekillerden de yararlanmak akılcı bir çözümdür.

Hem Dinleyebilmeli Hem De Not Alabilmelisiniz

Uzun cümleler yerine anahtar kelimeler, bazı kısaltmalar ya da ok ya da yıldız gibi şekiller ile aktarmak işi kolaylaştıracaktır. Not almanın önemi alınan notlarda faydalanmaktır, nottan yararlanmak için notun alındığı tarih, toplantının amacı ve nerede gerçekleştiği gibi detaylara not almaya başlarken sayfanın ön tarafında yer vermeli. Not tutmak için öncelikle bu toplantıya çok iyi hazırlanmak gerekir, aynı anda hem dinleyebilmeli hem de not alabilmelisiniz, bunu başarmanız halinde olası bir karmaşıklık ya da tutarsızlık karşısında aldığını not sayesinde durunu düzeltebilirsiniz.

Dikkatinizin Dağılmasına Müsaade Etmemelisiniz

Not tutarken zihni pasif değil aktif olarak kullanmalı ve notların açık, net ve anlaşılabilir olmasına önem vermelisiniz. Toplantı odasında dikkat dağıtan her hangi bir objeye karşı dikkatli olmalı onun dikkatinizi dağıtmasına müsaade etmemelisiniz, konuşmacı tarafından hazırlanan sunum dosyasından bir fotokopi almakta her zaman için işinize yarar bu detayı atlamamalı ve sunum dosyasından örneği kesinlikle almalısınız.

10 Adımda Etkili Not Tutma

Toplantı anında kaçırılan cümleler olabilir bunları not alamamış olabilirsiniz böyle bir durum karşısında hatırlatıcı kullanmak çok doğru bir yöntem olacaktır. En etkili not tutma yöntemlerini 10 farklı adımda belirlemek söz konusu;

• Etkili ve düzenli bir not tutabilmek için dikkatinizin dağılmayacağı bir yerde oturmalı, dış etkenlerden kendinizi soyutlamalı ve rahatsız edilmemelisiniz
• Not almak için kâğıt, kalem, tablet gibi araç ve gereçleri belirlemeli ve hazır hale getirmelisiniz
• İyi bir not tutmak için en önemli kural iyi bir dinleyici olmaktır, odak noktanız tamamı ile konuşmacı olmalı ama tüm verimi dinlemeye ayırmakta doğru değildir, her konuşulanı değil not edilmesi gerekeni kayıt altına almak gerekir
• Konuşulan her şey yazılmaz, konuşmacı tarafından önemli olan cümleleri not almalı, birkaç cümleyi tek cümle ile özetlemeli ve tekrar cümleleri asla not etmemeli
• Toplantılarda notları alırken tek bir kalem kullanılmalı, notları ayırmak için farklı kalemler zaman kaybına neden olur bunun yerine notları temize çekerken renkli kalem kullanmak daha doğru bir yöntem olacaktır
• Toplantı notlarında kısaltmalar ya da semboller kullanmakta zamandan kazanım sağlar
• Önemli bölümler için notlarda o kısımlara belli işaretler konabilir
• Kaçırdığınız konuşma için endişe etmek yerine boşluk bırakmayı deneyin, boşluğu toplantı sonrasında öğrenerek doldurmak endişe yaşamaktan daha kolay bir yoldur
• Ve en önemli konu, notun en can alıcı püf noktası! Aldığınız tüm notları kesinlikle temize çekin.

Toplantı Yönetimi Nedir?

Verimli bir toplantı için yapılması gerekenlerden bahsetmeye başlamadan önce, toplantı yönetiminin ne olduğu ile ilgili genel bir bilgi verebiliriz. Çalışma hayatında olan kişilerin sıklıkla duyduğu toplantı yönetimi; spesifik bir konuyu açıklığa kavuşturmak amacıyla katılımcıların doğru bir şekilde yönlendirilmesi olarak tanımlanabilir. Toplantı yönetimi hem toplantı öncesi, hem toplantı sırası, hem de toplantı sonrası süreci kapsamaktadır. Bu yüzden toplantı yönetiminin iyi yapılması, toplantıdan alınan verimi büyük ölçüde etkileyecektir.

Verimli Toplantı Teknikleri

Verimli bir toplantı geçirmek adına toplantı öncesinden toplantı sonuna kadar üzerine eğinilmesi gereken birçok husus bulunmaktadır. Bunlardan başlıcaları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Toplantı Amacının Çerçevesi İyi Çizilmeli

Her işte olduğu gibi toplantıda da amaçlar iyi belirlenmelidir. Toplantının neden yapılması gerektiği, amacının ne olduğu, toplantıya kimlerin davet edileceği kesin çizgilerle belirlenmelidir. Böylelikle toplantıya katılım sağlayacak herkes ortak hedefler doğrultusunda ön hazırlık yapabilir ve toplantının daha verimli bir şekilde ilerlemesine katkı sağlayabilir.

Toplantı Hakkında Ön Bilgilendirme Doğru Yapılmalı

Toplantı hakkındaki önemli detaylar önceden katılımcılarla paylaşılmalıdır. İstisnalar haricinde toplantı zamanı mutlaka önceden bildirilmelidir. Aksi takdirde katılımcılarda halihazırdaki işi yarım bırakma, işi yetiştirememe gibi düşünceler oluşabileceğinden dolayı toplantıya konsantrasyon konusunda problem yaşanabilir. Bunun dışında toplantının nerede olacağı önceden bildirilmeli, toplantı konusu katılımcılara net bir şekilde aktarılmalıdır.

Toplantıya Başlarken Genel Bir Özet Geçilmeli

‘’Verimli toplantı nasıl yapılır?’’ sorusunun cevaplarından bir tanesi de toplantı başlangıcı ile ilgilidir. Toplantı hakkında toplantıdan önce genel bilgiler verilmesi gerektiği gibi, toplantıya başlarken de genel bir resim çizilmelidir. Katılımcılara genel hatlarıyla toplantının konuları ve amaçları iletilmelidir.

Toplantıda Zaman Yönetimi

Toplantının önceden planlanması, toplantının zaman yönetimi konusunda da fayda sağlayacaktır. Spontane bir şekilde ilerlemekten ziyade, belirli bir toplantı çizelgesi hazırlanması ve bu çizelgede hangi konulara ne kadar zaman ayrılacağının belli hatlarla belirlenmesi toplantıda zaman yönetimi konusunda herkese avantaj sağlayacaktır. Bu da daha kısa bir sürede daha verimli bir toplantı geçirmenize yardımcı olacaktır.

Toplantı Konularının Dışına Çıkılmasına İzin Verilmemeli

Her toplantı belirli amaçlar doğrultusunda yapılır. Verimli toplantı kurallarından bir tanesi de belirlenen konuların dışına çok çıkmamaktır. Ancak toplantı akışı içerisinde bu amaçların dışındaki konulara kayma gibi durumlar meydana gelebilir. Bu gibi durumlarda toplantı moderatörü araya girmeli ve toplantının daha önceden belirlenen konular çerçevesinde ilerlemesine yardımcı olmalıdır.

Uygun Toplantı Ortamının Oluşturulması

Verimli toplantı yönetimi için dikkat edilmesi gereken noktalardan bir tanesi de uygun toplantı atmosferinin oluşturulmasıdır. Bu doğrultuda katılımcı sayısına uygun bir oda ve masa seçilmelidir. Workland’daki toplantı odaları ve konferans salonları zamanın ötesindeki teknik altyapı ve verimliliği artıran donanım özellikleriyle uygun toplantı atmosferinin altını tamamen doldurmaktadır. Ayrıca toplantı ortamı dikkat dağıtıcı nesnelerden ve benzeri unsurlardan arındırılmalıdır. Cep telefonları, iş harici bilgisayarlar, yiyecek ve içecekler toplantıda dikkat dağıtma potansiyeli olan unsurlara örnek olarak gösterilebilir.

Yüksek Etkileşimli Toplantı Ortamı Oluşturmak

Toplantı yönetiminde dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise yüksek etkileşimli bir ortam oluşturmaktır. Toplantıda konuşulan konuların yalnızca birkaç kişi etrafında dönmesi, diğer katılımcılardan alınabilecek potansiyel verimi düşürecektir. Bu yüzden toplantılarda herkese söz verilmeli, katılımcıların fikirlerini rahat bir şekilde ifade edebileceği bir ortam oluşturulmalıdır.

Toplantılar Kayıt Altına Alınmalı

Bir toplantıda ifade edilen tüm fikirler önem arz edebilir. Bu yüzden ‘’söz uçar, yazı kalır.’’ sözünden de yola çıkarak toplantı notları kayıt altına alınmalıdır. Bunun için daha önceden belirlenen bir kişi, tüm katılımcıların görebileceği ortak bir klasörde konuşulanları özet geçebilir. Toplantıların kayıt altına alınması daha sonra toplantı ile ilgili rapor hazırlanması durumunda da avantaj sağlayacaktır.

Toplantının Ardından Sonuçlar Katılımcılara İletilmeli

Verimli bir toplantının ilkelerinden bir tanesi de katılımcılara toplantı ardından geribildirim vermektir. Nitekim yapılan toplantının ardından toplantı sonuçlarına dair katılımcılara bilgi verilmesi, benzer konulardaki sonraki toplantıların verimini de olumlu yönde etkileyecektir.

Etkili toplantı yönetimi hakkında sizler için hazırladığımız blog yazısının sonuna geldik. ‘’Verimli bir toplantı için hangi adımlar izlenmelidir?’’ sorusunun yanıtını verdiğimiz yazıda görüldüğü üzere, toplantı verimi için dikkat edilmesi gereken birçok nokta bulunmaktadır. Tüm bunlarla birlikte spesifik toplantı amaçlarınız doğrultusunda daha farklı noktalara da dikkat edebilir; toplantının daha verimli geçmesini sağlayabilirsiniz.

Instagram